Желательно, чтобы все образцы коллекции были пронумерованы.
Образцы могут представлять собой части одного крупного растения или несколько мелких растений, взятых из одной популяции, собранных в одном и том же местообитании, в одно и то же время одним коллектором (или группой коллекторов), при этом всем гербарным образцам присваивается одинаковый номер. Не рекомендуется использовать один номер несколько раз (для разных растений). Если сборы производятся с одного отмеченного дерева в разные фенологические фазы, следует использовать для каждого сбора свой отдельный номер и сделать ссылку на другие номера. Каждый номер должен быть уникален в единой последовательности номеров, принятой коллектором.
Необходимо отмечать карандашом коллекционный номер на бирке, прикрепленной к каждому или к большинству образцов. Полезно также нумеровать или подписывать каждую обложку. К растениям, которые разделены на части, следует прикреплять бирки с номерами, следующими в том порядке, в каком части растений следуют друг за другом.
Полевые записи следует вести подробно и методично, желательно делать их непосредственно во время сбора растений. Опытные коллекторы записывают в полевой дневник все данные, имеющие отношение к делу, приблизительно в одной и той же последовательности. Рекомендуется заполнять дневник карандашом или водостойкими чернилами и аккуратным почерком.
Очень важно в период сбора образцов для гербарной коллекции вести полевые дневники или записные книжки для записи сведений о маршрутах, топографии, встреченных людях, деталях путешествия, для путевых набросков и т. п. Такие дневники могут иметь большую ценность, если они содержат последовательные записи о ходе сборов коллекции. В случае утери блокнота для коллекционных записей с помощью таких дневников можно восстановить хотя бы некоторую часть данных.
При сборе образцов следует отметить следующий минимум сведений:
— местонахождение, включая также и название страны;
— местообитание, высота над уровнем моря;
— описание растения или растений;
— имя коллектора, номер и дата сбора;
Необходимо включить данные полевого определения даже в тех случаях, когда оно было сделано только до семейства или крупной группы, например, «папоротник».
Чистовые этикетки изготавливаются после возвращения из экспедиции в стационарных условиях.
Оформление и изготовление этикеток. Этикетирование чистовыми этикетками обычно производится сразу после возвращения из экспедиции (чем раньше, тем лучше). Этикетка — это одна из важнейших частей гербарного образца. Она содержит существеннейшую информацию об образце, такую как: название растения, фамилия коллектора, дата и место сбора. Без такой информации образец может быть использован очень незначительно (например, в учебных целях) или оказаться вообще бесполезным. На ранних этапах истории коллекционирования растений подробное этикетирование не было принято, как правило; этикетки иногда печатались, особенно для больших коллекций, но во многих случаях они были написаны от руки, иногда на маленьких клочках бумаги. Такие рукописные этикетки часто очень трудно прочесть.
В настоящее время изготовлению этикеток уделяется значительно больше внимания, хотя они до сих пор весьма различаются по типу, характеру и объему приводимой информации. К тому же многие Гербарии придерживаются собственного стиля изготовления этикеток исходя из своих потребностей. Обычно для этикеток используется писчая бумага высокого качества, желательно не глянцевая и бескислотная. Вполне пригодна качественная бумага для машинописи и компьютерных принтеров. Самоклеящиеся этикетки с синтетическим клеем низкого качества, подобные используемым в магазинах, применять нельзя, так как они обычно утрачивают клейкий слой и могут разрушаться; лучше использовать гуммированные или этикетки без клеевого слоя, приклеиваемые соответствующим клеем. Для использования в спиртовых (влажных) коллекциях можно использовать специальную прочную бумагу «Resistall». На гербарных этикетках следует избегать применения растворов, используемых для правки текста, таких как «Tipp-Ех» или «Штрих», так как они подвержены разрушению с течением времени.
Для обеспечения наилучшего качества этикетки предпочтительнее напечатать детальные сведения об образце. Однако если возможности для печати затруднены, они могут быть написаны от руки несмываемыми чернилами или тушью на готовых бланках этикеток. Заполненные этикетки для дублетов могут быть копированы. В настоящее время высококачественные подробные этикетки печатают с помощью персонального компьютера, соединенного с лазерным принтером. Это особенно удобно сделать для образцов, относящихся к различным видам, но происходящим из одного и того же местонахождения, местообитания, собранных одним и тем же коллектором и т. п.